Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung durch Digitalisierung?
von Ralf Golanowsky
… hört sich einfach an, ist es aber nicht. Gewachsene Strukturen in Unternehmen mit zahlreichen Insellösungen, halbherzig angeschaffte Software, die nicht richtig eingeführt wurde oder Systeme, die mehr schlecht als recht zu den Abläufen des Unternehmens passen, stehen einer Effizienzsteigerung entgegen. Die Skepsis der Mitarbeiter vor Veränderungen, vor weiteren Systemen, die nicht laufen und auch Angst vor neuen Anwendungen, lösen alles andere als eine digitale Revolution in kleinen und mittleren Unternehmen aus. Zukunftsfähige IT-Prozesse und Systeme für Unternehmen aufzubauen, und vor allem einzuführen und anzuwenden, ist möglich, wenn man sich nicht von der IT treiben lässt und das ganze Unternehmen im Blick hat.
Start: Abläufe und Prozesse - Ziel: zukunftsfähiges Unternehmen
Unternehmen haben meistens ein großes Ziel vor Augen: Sie möchten vor allem effizienter werden. Die neuen Technologien können im Rahmen umfassender Digitalisierungsstrategien gezielt für die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen genutzt werden. Um diese Zielsetzung in Unternehmen zu erreichen, sind bestimmte Voraussetzungen nötig. Wichtig ist, das Unternehmen ganzheitlich in den Blick zu nehmen und nicht nur die Aktualisierung der IT. Das bisherige Geschäftsmodell oder zumindest die wesentlichen Abläufe müssen konsequent auf ihre Zukunftsfähigkeit auf den Prüfstand gestellt werden. Bei einer erfolgreichen digitalen Transformation geht es zwar auch um den Einsatz von Techniken bzw. Technologien und der Beschleunigung von Prozessen bzw. Arbeitsabläufen. Um eine nachhaltige Effizienzsteigerung mit der Digitalisierung zu erreichen, sind jedoch mehrere Stellschrauben zu bewegen.
Es müssen langfristige Kostenvorteile gegenüber den Wettbewerbern erzielt werden können; beispielsweise durch bessere Qualität, weniger Ausschuss oder ein schnellerer Service. Mehr Transparenz ist mithilfe wichtiger Unternehmenskennzahlen zu schaffen. Nur so ist eine ute Steuerung möglich. Dazu gehören auch Systeme in allen Abteilungen, die über funktionierende Schnittstellen miteinander verbunden sind. Gleichzeitig müssen Unternehmen dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter den kulturellen Wandel innerhalb der Organisation mittragen. Die igitalisierung geht stets einher mit einem veränderten Verständnis von der zu leistenden Arbeit bzw. der Art und Weise, wie sie durchgeführt wird, von Anpassungen der Aufgaben an Fähigkeiten der Mitarbeiter oder von Führung. Oftmals muss Vertrauen für neue Verantwortlichkeiten oder für neue Prozesse aufgebaut werden.
„Strukturen und Kompetenzen müssen im Zuge der digitalen Transformation völlig neu organisiert werden. Wichtig sind dabei nicht nur die Systeme, sondern auch deren Tauglichkeit für die Anwender, die Mitarbeiter, im Blick zu behalten.“
Der Weg: Schritt für Schritt, konsequent und mit den Mitarbeitern.
Viele Arbeitnehmer haben meist Furcht vor der Digitalisierung. Entweder weil sie bereits schlechte Erfahrungen mit nicht laufenden oder schlecht eingeführten Systemen gemacht haben oder weil Arbeitsplätze bedroht sein könnten. Oft ist es auch die Angst vor dem eigenen Versagen, mit den neuen Anforderungen nicht fertig zu werden. Die Chance, ein Unternehmen durch optimierte digitalisierte Prozesse zukunftsfähiger aufzustellen, langfristig Arbeitsplätze zu erhalten und sogar neue zu schaffen, sehen Unternehmenslenker, Mitarbeiter meist nicht.
Nichtsdestotrotz wird die Digitalisierung bzw. die digitale Transformation in den mittelständischen Unternehmen verstärkt in Angriff genommen. Das Thema sollte Chefsache sein. Wird es der IT-Abteilung alleine überlassen, geben häufig IT-Hersteller oder Software-Anbieter den Takt vor. Dabei ist eine neutrale Maßnahmenbeurteilung und -empfehlung am Anfang wichtig, um am Ende Systeme zu haben, die genau zum Unternehmen und Produktprogramm passen. Wichtig ist auch, dass die Anwender nicht nur einbezogen werden, sondern der Umgang mit den neuen Abläufen und Systemen erlernt wird. Denn nur dann ist die Akzeptanz der Mitarbeiter gewährleistet und damit der Erfolg.
Die Zukunft hat schon begonnen
Diese Entwicklungen sind längst keine Zukunftsmusik mehr. Die steigende Veränderungsgeschwindigkeit resultiert aus der kontinuierlichen technologischen Veränderung. Sie wird durch sich selbst beschleunigt. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und ihre Mitarbeiter sind bereits mitten drin. Das Internet der Dinge ist allgegenwärtig. Die Funketikettierung beispielsweise, die sog. RFID-Technologie, war vor einigen Jahren noch in den Kinderschuhen. Zu groß und zu teuer, hieß es. Und heute? Warenbegleitscheine, Palettkarten, Lieferscheine sind damit überflüssig geworden. Die RFID-Chips zur Identifizierung der Ware sitzen im Papier oder gleich im Produkt. Das Ergebnis ist heute Alltag: die meisten Prozesse in der Logistik sind voll automatisiert. Die Palette wird mit hunderten von Bauteilen einfach durch das Verladetor mit Scanner geschoben. Alle gewünschten Informationen werden abgerufen, generiert, weiterverarbeitet - bis hin zur Buchhaltung im ERP-System. Das ist heute Realität, auch in kleinen Betrieben.
„Wir unterstützen Unternehmen bei der Planung und Entscheidung sowie Schritt für Schritt bei der Umsetzung vor Ort. Das bedeutet für mich häufig: Ärmel hoch und mitarbeiten“.
Individuelle Lösungen bringen den Erfolg
Das richtige strategische Vorgehen ist das A und O. Führt eine ganzheitliche Strategie schneller zum Ziel? Oder ist eine schrittweise oder sogar projektbezogene oder abteilungsbezogene Einführung erfolgversprechender? Maßgeschneiderte bzw. unternehmensspezifische Konzepte sind hier zu entwickeln, bei denen die Digitalisierung nur ein Mittel zum Zweck ist. Die Johannes Müller Wirtschaftsberatung hat das gesamte Unternehmen mit seinen individuellen Abläufen im Blick, um schnellstmöglich eine Effizienzsteigerung zu erreichen oder für die Geschäftsführung eine bessere Steuerung des Unternehmens zu gewährleisten. Die jahrzehntelange Erfahrung mit Finanzen und Prozessen in Unternehmen und ein Netzwerk aus Spezialisten aus den Bereichen Organisation, Controlling, IT, Personal, Marketing oder Vertrieb, die je nach Anforderungsprofil einbezogen werden, ermöglichen dies.