Wissen ist Macht - Ein effizienteres Controlling schafft Wettbewerb
von Carsten Müller
Schnell handeln zu können, ist für Unternehmen in diesen Zeiten der Digitalisierung und Globalisierung überlebens- wichtig. Um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, benötigen sie verlässliche Daten und Informationen. Dafür ist ein effektives Controlling erforderlich, das die richtigen, Mehrwert bringenden Tools im Repertoire hat.
Viele Unternehmen verfügen noch immer über unzureichende Controlling Werkzeuge
Die globalen Märkte bieten nach wie vor enorme Chancen, doch gleichzeitig werden sie aufgrund politischer Entscheidungen, Terror oder Umweltkatastrophen auch unberechenbarer. Das Controlling in Unternehmen muss dazu vor allem detaillierten Analysen und Was- wäre-wenn-Szenarien beisteuern. Eine Studie der Softwarefirma SWOT Controlling in Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Wassermann und Prof. Dr. Wolf (1) zeigt, dass die verantwortlichen Entscheidungsträger in Finanz- und Controlling-Abteilungen zwar die Herausforderungen erkannt haben, aber nur über unzureichende Tools verfügen. Einen Großteil, nämlich rund 60 Prozent der Arbeitszeit, investieren Controlling-Bereiche bei mittelständischen Unternehmen nach wie vor in Standardprozesse. Befragt wurden bei dieser Studie 134 Verantwortliche aus Geschäftsführung, Finanzen und Controlling.
Bereits ein kleiner Wissensvorsprung verbessert den wirtschaftlichen Erfolg
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sind demnach Informationen und Transparenz eminent wichtig, wenn sie sich angesichts eines steigenden Wettbewerbsdrucks zukunftsfähig am Markt positionieren und sich dabei einen Rundumblick bewahren möchten. Denn oftmals sind es lediglich Nuancen in Form eines geringen Wissensvorsprungs, die letztendlich über den geschäftlichen Erfolg entscheiden. Das Bauchgefühl ist hier schon längst kein relevanter Entscheidungsfaktor mehr. Wer nämlich Entscheidungen im Sinne und zum Wohle des eigenen Unternehmens treffen muss, sollte auch die Komplexität hinter der jeweiligen Entscheidungsfindung beherrschen. Hierzu zählen in erster Linie sowohl die zeitnahe Verarbeitung und Aufbereitung von Daten und Informationen als auch die gezielte Kommunikation und Verbreitung über verschiedene Bereiche, Abteilungen und Niederlassungen hinweg.
Controlling im Wandel: Optimale Möglichkeiten durch Business Intelligence Tools
Um die oben beschriebenen Optimierungen zu realisieren, sind Standardprozesse im Controlling nicht die richtige Wahl. Stattdessen sollten entsprechende Reporting- und Forecast-Prozesse automatisiert werden. Auf diesem Weg werden dringend erforderliche Ressourcen und Kapazitäten für mehr Was-wäre-wenn-Szenarien und weiterführende Analysen freigesetzt. Auf der anderen Seiten sollten kleine und mittlere Unternehmen auf so bezeichnete Business-Intelligence-Lösungen zurückgreifen. Laut der Studie nutzt etwa nur die Hälfte der befragten Firmen ab 250 Beschäftigte Lösungen dieser Art. Gerade einmal 40 Prozent der Unternehmen verfügen dabei über ein Finance Data Warehouse, also über eine einheitliche Datenquelle. Stattdessen verwenden viele Firmen immer noch herkömmliche Tabellenkalkulationen, wie zum Beispiel Excel. Und das, obwohl Studien belegen, dass man mit Finance Data Warehouse doppelt so schnell zum Ziel kommt. Scheuen KMU die Investition in ein solches System, bspw. wenn die nötigen Ressourcen oder das notwendige Know-how im Haus fehlen, sollten sie den- noch nicht auf diese Werkzeuge verzichten, sondern beispielsweise ihren externen Berater damit beauftragen. Schließlich ist ein schneller und regelmäßiger Zugriff auf die wichtigsten Steuerungskenn- zahlen ein Wettbewerbsvorteil – insbesondere, wenn die richtigen Handlungsschritte daraus abgeleitet werden.
„Professionelle Controlling-Software ist doppelt so schnell wie herkömmliche Tabellenkalkulationen. Der schnelle und regelmäßige Zugriff auf die wichtigsten Steuerungskennzahlen ist für Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil. Schließlich können Sie daraus bessere und schnellere Entscheidungen ableiten.“
Individualisierung und Interpretation der Daten ist wichtig
Die zur Verfügung stehenden Tools präsentieren sich dabei äußerst vielfältig. Neben dem klassischen Reporting reicht die Bandbreite von Kennzahlensystemen und Balanced-Scorecard-Systemen über Planungs- und Budgetierungssysteme bis hin zum Supply Chain Management sowie Risikomanagement. Auch wir setzen für unsere Mandanten im Rahmen unseres ganzheitlichen Ansatzes bei der Un- ternehmenssteuerung auf diese Werkzeuge. Dabei haben wir uns bewusst für die Software von der Firma SWOT Controlling entschie- den. Das Unternehmen bietet ein großes Spektrum an Werkzeugen, die wir auf die unterschiedlichen Anforderungen unserer Mandanten anpassen können. Neben dem individuell auf sie zugeschnittenen Reporting, ist für die kleinen und mittelständischen Unternehmen, die wir beraten, besonders unsere Unterstützungsleistung bei der Interpretation und Ableitung von Handlungsschritten wichtig. Denn die besten Tools und Zahlen nützen nichts, wenn damit nicht oder nur unzureichend gearbeitet wird.
(1) SWOT Controlling GmbH in Zusammenarbeit mit den Professoren Holger Wassermann und Roland Walter, KompetenzCentrum für Entrepreneurship & Mittelstand der FOM Hochschule für Oekonomie & Management, Berlin, Juli 2017